Văn bản công chứng điện tử được chấp nhận trong thủ tục đất đai: Người dân được lợi gì?

Trong nhiều năm, thủ tục đất đai luôn được đánh giá là một trong những lĩnh vực hành chính phức tạp, đòi hỏi nhiều loại giấy tờ và phải đi lại nhiều lần.

Thực tế này đang từng bước được cải thiện khi các cơ quan có thẩm quyền chính thức chấp nhận văn bản công chứng điện tử trong hồ sơ thực hiện thủ tục đất đai, tài sản gắn liền với đất.

Theo quy định mới, khi thực hiện các thủ tục như đăng ký biến động đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chuyển nhượng, thừa kế, thế chấp quyền sử dụng đất…, người dân và tổ chức được nộp văn bản công chứng điện tử thay cho bản giấy thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công cấp tỉnh.

Văn bản công chứng điện tử là văn bản được lập hoặc chuyển đổi sang dạng điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, bảo đảm đầy đủ điều kiện về tính xác thực, toàn vẹn dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Theo quy định hiện hành, giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử tương đương với văn bản công chứng bằng giấy.

Việc thừa nhận hình thức điện tử giúp giảm đáng kể khối lượng giấy tờ, chi phí sao y, lưu trữ hồ sơ và rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính.

Cụ thể, Luật Công chứng 2024 đã đặt nền tảng pháp lý cho việc thực hiện công chứng trên môi trường điện tử, công nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử nếu đáp ứng điều kiện theo luật và pháp luật về giao dịch điện tử.

Để hướng dẫn thi hành, Nghị định 104/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về công chứng điện tử, trong đó nêu rõ: văn bản công chứng được lập trực tiếp trên môi trường điện tử hoặc được chuyển đổi từ văn bản giấy sang điện tử, có chữ ký số hợp lệ, được coi là văn bản công chứng điện tử hợp pháp.

Bên cạnh đó, Luật Đất đai 2024 đã mở rộng hình thức tiếp nhận hồ sơ đất đai bằng phương thức điện tử, tạo cơ sở pháp lý để cơ quan đăng ký đất đai tiếp nhận và xử lý hồ sơ trực tuyến, trong đó bao gồm cả văn bản công chứng điện tử.

Đáng chú ý, việc triển khai thực tế còn được cụ thể hóa thông qua Công văn số 07 của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, hướng dẫn nhận diện và sử dụng văn bản công chứng điện tử trong các thủ tục hành chính về đất đai trên phạm vi toàn quốc.

Trên thực tế, quy định mới mang lại nhiều lợi ích rõ rệt. Trước hết, người dân không còn phải mang theo bản giấy công chứng khi thực hiện thủ tục, có thể nộp hồ sơ mọi lúc, mọi nơi thông qua môi trường trực tuyến.

Việc giảm tiếp xúc trực tiếp với cơ quan hành chính cũng góp phần hạn chế tình trạng quá tải tại bộ phận một cửa, nhất là ở các đô thị lớn. Đồng thời, dữ liệu điện tử giúp cơ quan quản lý dễ dàng tra cứu, đối chiếu, lưu trữ và liên thông thông tin, qua đó nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về đất đai.

Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bất động sản, ngân hàng, tài chính, việc sử dụng văn bản công chứng điện tử giúp đẩy nhanh tiến độ giao dịch, giảm thời gian hoàn thiện hồ sơ pháp lý, tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Bên cạnh những thuận lợi, việc áp dụng văn bản công chứng điện tử cũng đặt ra yêu cầu đối với các chủ thể liên quan. Các tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình lập, lưu trữ và bảo mật văn bản điện tử; bảo đảm an toàn thông tin và dữ liệu cá nhân.

Về phía cơ quan quản lý, việc đồng bộ hạ tầng công nghệ thông tin, kết nối hệ thống công chứng với hệ thống đăng ký đất đai là yếu tố then chốt để quy định mới được triển khai thông suốt, hiệu quả.

Có thể khẳng định, việc chính thức chấp nhận văn bản công chứng điện tử trong thủ tục đất đai là bước đi phù hợp với xu thế chuyển đổi số và cải cách hành chính. Khi các loại giấy tờ pháp lý được số hóa và liên thông, thủ tục đất đai sẽ từng bước trở nên minh bạch, thuận tiện và thân thiện hơn với người dân.

Trong thời gian tới, cùng với việc hoàn thiện cơ sở dữ liệu đất đai và dịch vụ công trực tuyến, công chứng điện tử được kỳ vọng sẽ trở thành phương thức phổ biến, góp phần hiện đại hóa quản lý nhà nước và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người sử dụng đất.