Xây dựng phần mềm quản lý các gói thầu mua sắm, sửa chữa nhỏ lẻ tại các chi cục hải quan khu vực

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia và yêu cầu hiện đại hóa quản lý tài chính công, công tác đấu thầu tại các Chi cục Hải quan khu vực đang đối mặt với nhiều thách thức như dữ liệu phân tán, quy trình thủ công, khối lượng hồ sơ lớn và thiếu công cụ giám sát tập trung. Nghiên cứu này trình bày mô hình xây dựng phần mềm quản lý gói thầu dành cho các đơn vị Hải quan cơ sở, dựa trên khảo sát thực tiễn tại Chi cục Hải quan khu vực II. Phần mềm được thiết kế theo kiến trúc tập trung, đáp ứng yêu cầu pháp lý mới, tự động hóa nghiệp vụ, chuẩn hóa biểu mẫu, liên thông dữ liệu với Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (e-GP), Hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (Tabmis), đồng thời tích hợp Dashboard phân tích quyết toán - tiến độ - tiết kiệm.

Kết quả thử nghiệm cho thấy hệ thống giúp giảm 35-40% thời gian xử lý hồ sơ, giảm 60% sai sót dữ liệu, rút ngắn thời gian lập báo cáo từ 2 ngày xuống dưới 5 giờ. Bài viết đề xuất các kiến nghị đối với Cục Hải quan và Chi cục nhằm hoàn thiện điều kiện triển khai phần mềm và nhân rộng mô hình trên phạm vi toàn ngành.

Đặt vấn đề

Công tác đấu thầu trong khu vực công đóng vai trò quan trọng trong bảo đảm hiệu quả chi tiêu ngân sách, minh bạch hóa hoạt động mua sắm và tăng cường trách nhiệm giải trình. Trong những năm gần đây, công tác quản lý đấu thầu trong khu vực công, đặc biệt trong lĩnh vực tài chính - hải quan, đang có bước chuyển mình mạnh mẽ dưới tác động của tiến trình chuyển đổi số quốc gia và yêu cầu hiện đại hóa quản lý tài chính công.

Việc Quốc hội thông qua Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, Chính phủ ban hành Nghị định số 24/2024/NĐ-CP, cùng với các văn bản hướng dẫn thi hành như Thông tư số 79/2025/TT-BTC và Thông tư số 17/2024/TT-BTC, đã hình thành khuôn khổ pháp lý đồng bộ, tạo điều kiện để các cơ quan hành chính triển khai quản lý, giám sát, và công khai hoạt động đấu thầu trên nền tảng điện tử.

Đối với ngành Hải quan, đặc biệt là các Chi cục Hải quan khu vực, khối lượng gói thầu tuy nhỏ lẻ nhưng dày đặc theo năm, bao gồm mua sắm vật tư, thiết bị, sửa chữa công trình nhỏ, bảo trì hạ tầng CNTT… Tuy nhiên, khảo sát thực tế tại Chi cục Hải quan khu vực II cho thấy nhiều hạn chế: dữ liệu phân tán trên Excel và hồ sơ giấy; thiếu công cụ theo dõi tiến độ; nhập liệu thủ công dễ sai sót; nhân lực mỏng; chưa có bộ quy trình chuẩn; và chưa liên thông được dữ liệu với e-GP và Tabmis.

Mặt khác, việc áp dụng Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và Hệ thống quản lý ngân sách - kho bạc tuy đã được triển khai, nhưng các Chi cục vẫn thiếu một công cụ trung gian để liên thông dữ liệu, đối chiếu thông tin, tự động hóa báo cáo và cảnh báo rủi ro. Điều này dẫn đến tình trạng dữ liệu bị phân mảnh, trùng lặp hoặc sai lệch khi truyền giữa các hệ thống, gây áp lực lớn cho cán bộ phụ trách tài chính, đấu thầu, và kế toán trong khâu lập, thẩm định và quyết toán.

Việc xây dựng phần mềm quản lý các gói thầu tại Chi cục Hải quan khu vực xuất phát từ yêu cầu thực tiễn trong bối cảnh pháp lý và quản trị công có nhiều thay đổi. Luật Đấu thầu 2023 và các văn bản hướng dẫn thi hành đã đặt ra nghĩa vụ số hóa toàn diện quy trình lựa chọn nhà thầu, đồng thời yêu cầu các cơ quan nhà nước phải đảm bảo tính công khai, minh bạch và khả năng truy xuất dữ liệu trong mọi hoạt động liên quan đến quản lý đấu thầu. Tại các Chi cục Hải quan, đặc biệt là Chi cục Hải quan khu vực II, số lượng gói thầu gia tăng đáng kể qua các năm, trong khi năng lực quản lý hồ sơ vẫn chủ yếu dựa vào phương thức thủ công.

Hồ sơ giấy và các bảng tính rời rạc khiến việc đối chiếu dữ liệu, tổng hợp báo cáo, theo dõi tiến độ và kiểm soát nội bộ gặp nhiều hạn chế. Những yếu tố này đòi hỏi một giải pháp quản lý tập trung, tích hợp và tự động hóa. Trên cơ sở đó, phần mềm quản lý gói thầu được định hướng như một công cụ vừa đáp ứng các quy định pháp lý mới, vừa khắc phục những hạn chế từ thực tiễn vận hành.

Quan điểm xây dựng hệ thống đặt trọng tâm vào ba định hướng: quản lý tập trung, tự động hóa nghiệp vụ và tăng cường khả năng phân tích dữ liệu phục vụ ra quyết định. Cấu trúc phần mềm phải đảm bảo tính liên thông thông suốt với các hệ thống công nghệ thông tin dùng chung của Chính phủ, đặc biệt là e-GP và Tabmis, nhằm giảm thiểu trùng lặp dữ liệu và bảo đảm thống nhất số liệu tài chính. Đồng thời, hệ thống phải có khả năng phản ánh đầy đủ vòng đời của một gói thầu - từ lập kế hoạch, phê duyệt, tổ chức lựa chọn nhà thầu, ký hợp đồng đến nghiệm thu, thanh toán và lưu trữ hồ sơ điện tử - theo trình tự logic, nhất quán và có khả năng kiểm soát tự động.

Để phần mềm có thể vận hành hiệu quả, việc thiết kế mô hình dữ liệu đóng vai trò then chốt. Hệ thống cơ sở dữ liệu được xây dựng theo mô hình quan hệ, trong đó mã gói thầu là điểm kết nối xuyên suốt giữa các bảng dữ liệu về nhà thầu, hợp đồng, hồ sơ, tiến độ và nhật ký thao tác. Việc chuẩn hóa dữ liệu theo cấu trúc chung không chỉ đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng và nâng cấp hệ thống trong tương lai. Thiết kế lưới dữ liệu theo hướng mở cũng giúp phần mềm có khả năng tích hợp với các hệ thống khác của ngành Tài chính - Hải quan khi yêu cầu phát sinh, đồng thời đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật và an toàn dữ liệu theo quy định.

Trên phương diện kỹ thuật, phần mềm được xây dựng theo kiến trúc đa lớp với giao diện người dùng trực quan, lớp xử lý nghiệp vụ chịu trách nhiệm thực hiện các thuật toán kiểm tra - đối chiếu - cảnh báo, và lớp dữ liệu sử dụng SQL Server nhằm đảm bảo tính ổn định và tốc độ xử lý cao. Các module chức năng được thiết kế theo chuỗi nghiệp vụ thực tế của công tác đấu thầu, từ quản lý danh mục, lập kế hoạch, lựa chọn nhà thầu đến ký kết hợp đồng và thanh toán. Việc tích hợp Dashboard phân tích cho phép lãnh đạo Chi cục theo dõi tức thời tình trạng thực hiện gói thầu, tỷ lệ tiết kiệm, tiến độ thanh toán và các chỉ báo rủi ro, qua đó nâng cao hiệu quả điều hành và kiểm soát nội bộ.

Quá trình kiểm thử và chạy thử nghiệm tại Chi cục Hải quan khu vực II cho thấy phần mềm đáp ứng tốt các yêu cầu về chức năng, tính ổn định và khả năng tích hợp. Các kịch bản nghiệp vụ được mô phỏng theo hồ sơ thực tế giúp kiểm chứng mức độ phù hợp giữa thiết kế và nhu cầu quản lý. Kết quả thử nghiệm ghi nhận mức giảm đáng kể về thời gian xử lý hồ sơ, giảm sai sót do nhập liệu và tăng khả năng truy xuất dữ liệu. Việc vận hành thử trong môi trường thực đã chứng minh rằng phần mềm không chỉ là công cụ tin học hóa quy trình hiện có mà còn góp phần tái cấu trúc phương thức làm việc theo hướng chuẩn hóa, minh bạch và dựa trên dữ liệu.

Cùng với việc xây dựng phần mềm, nhóm nghiên cứu đã biên soạn sổ tay hướng dẫn vận hành và tổ chức các khóa đào tạo nhằm bảo đảm người dùng có thể khai thác đầy đủ các chức năng của hệ thống. Sổ tay mô tả chi tiết các bước nghiệp vụ tương ứng với từng chức năng của phần mềm, đồng thời chỉ ra những lỗi thường gặp và cách khắc phục. Hoạt động đào tạo được triển khai theo hai nhóm: cán bộ kỹ thuật quản trị hệ thống và cán bộ nghiệp vụ trực tiếp sử dụng phần mềm. Quy trình đào tạo và chuyển giao được xây dựng theo lộ trình ba giai đoạn từ năm 2025 đến 2026, hướng tới mục tiêu Chi cục có thể tự chủ hoàn toàn trong vận hành và bảo trì hệ thống.

Từ kết quả triển khai và thử nghiệm, bài viết đưa ra một số kiến nghị nhằm tối ưu hóa quá trình ứng dụng phần mềm trong thực tế. Đối với Cục Hải quan, việc ưu tiên đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ thuật và bố trí kinh phí đào tạo là điều kiện tiên quyết để hệ thống hoạt động ổn định và phát huy hiệu quả lâu dài. Đối với Chi cục Hải quan khu vực, việc hoàn thiện quy trình nội bộ, chuẩn hóa dữ liệu đầu vào và đổi mới phương thức giám sát theo hướng dựa trên dữ liệu là yếu tố quan trọng để bảo đảm tính đồng bộ, nhất quán khi vận hành phần mềm. Khi các điều kiện trên được đáp ứng, phần mềm có thể trở thành mô hình mẫu cho việc nhân rộng trong toàn ngành, góp phần thúc đẩy quản trị tài chính công hiện đại và minh bạch hơn.

Kết luận

Việc xây dựng phần mềm quản lý các gói thầu mua sắm, sửa chữa nhỏ lẻ tại các Chi cục Hải quan khu vực là bước đi tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số ngành Hải quan và yêu cầu hiện đại hóa quản lý tài chính công. Hệ thống phần mềm không chỉ giúp giảm tải công việc thủ công, nâng cao hiệu quả và độ chính xác của hồ sơ đấu thầu mà còn tạo nền tảng dữ liệu thống nhất phục vụ giám sát, thanh tra và ra quyết định.

Thực tiễn thử nghiệm tại Chi cục Hải quan khu vực II cho thấy phần mềm hoạt động hiệu quả, ổn định, mang lại nhiều lợi ích định lượng rõ rệt. Mô hình này có khả năng nhân rộng ra toàn ngành, góp phần hiện thực hóa mục tiêu “Hải quan số - Hải quan thông minh”, hướng tới quản trị nhà nước dựa trên dữ liệu, minh bạch và hiệu quả.

ThS. Nguyễn Duy Thiên - CN. Nguyễn Thành Trung - CN. Dương Văn Thanh - ThS. Nguyễn Thị Phương Thảo - ThS. Hoàng Trung Kiên - CN. Nguyễn Duy Thành - CN. Nguyễn Công Thuận.