Thời gian đầu sáp nhập: Làm sao để nhanh chóng, thuận lợi cho người dân?

Trách nhiệm trong thủ tục hành chính

Công tác tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính tại cấp phường, xã có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc phục vụ người dân và doanh nghiệp. Hoạt động này góp phần bảo đảm tính minh bạch, công khai và hiệu quả trong quản lý nhà nước, nâng cao sự hài lòng của người dân với chính quyền cơ sở. Việc giải quyết kịp thời, đúng quy định các thủ tục hành chính giúp xây dựng hình ảnh chính quyền gần dân, vì dân, đồng thời góp phần giữ vững niềm tin của nhân dân đối với bộ máy công quyền.

Cùng với việc triển khai cải cách hành chính ở các cấp, công tác quản lý và xử lý thủ tục hành chính tại phường, xã giữ vai trò là “cửa ngõ” trực tiếp kết nối giữa Nhà nước và người dân. Đây là nơi thực hiện nhiều thủ tục thiết yếu liên quan đến đời sống hằng ngày như hộ khẩu, giấy tờ nhà đất, chứng thực, bảo hiểm, y tế… Việc nâng cao chất lượng phục vụ, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, giảm thiểu phiền hà và thời gian xử lý là yêu cầu cấp thiết để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công dân, đồng thời thúc đẩy sự phát triển đồng bộ của chính quyền cơ sở.

Việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho người dân là nhiệm vụ thường xuyên tại các phường, xã. Hầu hết địa phương sau sáp nhập đã thể hiện sự chuyển biến tích cực trong hành chính công. Phần lớn thủ tục thông suốt, người dân hài lòng.

Tuy nhiên, đôi khi vẫn còn một số trường hợp bị chậm trễ, dẫn đến sự băn khoăn nhất định của người dân. Nguyên nhân có thể đến từ khâu tiếp nhận hồ sơ chưa đầy đủ, quy trình xử lý bị gián đoạn do thiếu cán bộ chuyên môn, hoặc do sự phối hợp chưa đồng bộ giữa các bộ phận liên quan.

Bên cạnh đó, sự minh bạch và thống nhất trong quy trình giải quyết hồ sơ hành chính cũng là vấn đề được người dân đặc biệt quan tâm. Nhiều trường hợp người dân không được hướng dẫn đầy đủ ngay từ đầu, dẫn đến phải bổ sung giấy tờ nhiều lần, làm kéo dài thời gian xử lý. Thậm chí, có nơi mỗi cán bộ giải thích một cách khác nhau về cùng một thủ tục, khiến người dân mất nhiều thời gian, công sức.

Nguyên nhân nào khiến còn chậm trễ?

Trước đến nay, việc chậm trả kết quả thủ tục hành chính có thể dẫn đến khiếu nại, tố cáo, đặc biệt là đối với những giấy tờ liên quan đến quyền lợi dân sinh như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, khai tử... Mặc dù quy trình, thời hạn giải quyết đã được quy định rõ trong các văn bản pháp luật, song vẫn tồn tại tình trạng áp dụng thiếu thống nhất giữa các địa phương. Thậm chí, một số vụ việc trước đây đã bị báo chí phản ánh hoặc cơ quan chức năng vào cuộc thanh tra vì có dấu hiệu gây phiền hà, sách nhiễu người dân.

Thực tế cho thấy, đã có những trường hợp cán bộ cấp xã, phường bị kiểm điểm, xử lý trách nhiệm vì chậm trễ trong thực hiện nhiệm vụ hoặc giải quyết hồ sơ sai quy trình, sai thẩm quyền. Điều này cho thấy yêu cầu cấp thiết phải tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ cơ sở; đồng thời ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để kiểm soát tiến độ, bảo đảm kỷ luật hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân.

Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi không đi sâu vào nội dung chuyên môn của hồ sơ hay nguyên nhân chậm trễ cụ thể, mà chỉ bàn về thẩm quyền, quy trình xử lý của chính quyền địa phương và cách đánh giá, vận dụng pháp luật.

Chiếu theo Quy định tại Điều 19 Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 1 ngày trước ngày hết hạn, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả theo mẫu Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.

Nhiều vụ việc có những lý do phức tạp, có khi do phần mềm giữa các đơn vị chưa đồng bộ,... Cũng có những trường hợp người dân thiếu giấy tờ, không hợp tác. Nhưng cũng có trường hợp, chính quyền thực hiện chưa thoả, khiến người dân có nhu cầu phải tốn thêm thời gian, công sức và chi phí không đáng có.

Có thể thấy, quy trình xử lý thủ tục hành chính cho người dân liên quan tới đất đai (dù chỉ một quy trình liên thông nhỏ giữa cơ quan Thuế và Văn phòng Đăng ký đất đai) cần tuân thủ quy định pháp luật chặt chẽ và đòi hỏi chính quyền địa phương cùng các cơ quan ban ngành luôn phải thận trọng, chặt chẽ đảm bảo xử lý từng bước nhanh chóng.

Cố gắng giúp người dân nhanh nhất

Để xây dựng một nền hành chính phục vụ đúng nghĩa, bảo đảm người dân tin tưởng, đồng thuận và ủng hộ, đòi hỏi hệ thống cơ quan hành chính Nhà nước phải nghiêm túc tuân thủ pháp luật, lấy sự minh bạch, trách nhiệm và chuyên nghiệp làm nền tảng.

Trước hết, cần nâng cao trách nhiệm cá nhân của cán bộ, công chức trong việc tiếp nhận, xử lý và trả kết quả hồ sơ đúng hạn theo quy định. Người có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp lệ và kịp thời trong từng quyết định, từng văn bản hành chính ban hành. Việc chậm trả kết quả, không thông báo lý do, không có giấy hẹn lại… cần được coi là biểu hiện của vi phạm kỷ luật hành chính, và phải có cơ chế kiểm điểm cụ thể.

Bên cạnh đó, cần hoàn thiện, đồng bộ hệ thống thể chế, quy trình hành chính giữa các ngành, các cấp. Tránh tình trạng chồng chéo giữa các văn bản pháp luật, các hướng dẫn thực thi không rõ ràng, dẫn đến cách hiểu và áp dụng khác nhau tại các cơ quan cùng cấp. Hệ thống Một cửa, Một cửa liên thông cần tiếp tục được chuẩn hóa, ứng dụng công nghệ để giảm tối đa sự can thiệp chủ quan và tạo thuận lợi cho người dân.

Chuyển đổi số và minh bạch hóa thông tin là giải pháp then chốt. Cần đẩy mạnh đầu tư cơ sở dữ liệu quản lý hành chính, đặc biệt là trong các lĩnh vực có khối lượng hồ sơ lớn như đất đai, hộ tịch, thuế, xây dựng… Hệ thống quản lý hồ sơ hành chính cần kết nối liên thông giữa các cơ quan, bảo đảm tra cứu và giám sát dễ dàng, hạn chế tình trạng “một hồ sơ - nhiều nơi giữ”.

Công khai thời hạn, quy trình, tình trạng xử lý hồ sơ theo từng bước trên các nền tảng số; có cảnh báo tự động khi quá hạn, và có hình thức xin lỗi chính thức, đền bù hành chính nếu trễ hẹn là những cách làm cụ thể để củng cố lòng tin từ người dân.

Việc bồi dưỡng chuyên môn, kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống cho cán bộ trực tiếp tiếp công dân tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cần được chú trọng. Những cán bộ này không chỉ xử lý hồ sơ mà còn là người đại diện cho hình ảnh của bộ máy chính quyền.

Đặc biệt, cần thiết lập cơ chế phản hồi hai chiều, nơi người dân có thể góp ý, phản ánh về thái độ phục vụ, tiến độ xử lý, hoặc những bất cập trong quy trình. Những phản ánh cần được tiếp nhận, xử lý kịp thời và phản hồi minh bạch. Người đứng đầu cơ quan hành chính phải coi việc tiếp công dân, đối thoại, giải quyết khiếu nại về thủ tục hành chính là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu để “hành chính phục vụ” không chỉ là khẩu hiệu.

Trong kỳ họp thứ 9 Quốc hội khóa XV vừa qua, nhiều nội dung sửa đổi Luật Cán bộ, công chức và các văn bản liên quan đến cải cách hành chính đang được nghiên cứu, kỳ vọng sẽ tạo hành lang pháp lý đầy đủ hơn, giúp hoạt động giải quyết thủ tục hành chính ngày càng hiệu quả, minh bạch, đúng luật - từ đó tạo được niềm tin thực chất của người dân đối với bộ máy chính quyền.