Hoàn thành định danh điện tử với doanh nghiệp trước 1/7/2025

Danh tính điện tử của doanh nghiệp là tập hợp các thông tin chính thức giúp xác định duy nhất một doanh nghiệp trong hệ thống định danh và xác thực điện tử. Theo Điều 6 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, danh tính điện tử được ví như "Căn cước công dân" của doanh nghiệp, bao gồm các thông tin cơ bản như người đại diện theo pháp luật, mã số doanh nghiệp, mã số thuế, số định danh, địa chỉ trụ sở chính và thời gian thành lập.

Để có được danh tính điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện định danh trên môi trường số. Đây là quá trình tạo lập tài khoản điện tử được cấp bởi cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử. Tài khoản này cho phép doanh nghiệp truy cập và sử dụng các tiện ích, dịch vụ trong hệ thống thông tin đã được kết nối theo quy định pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi trong mọi hoạt động hành chính.

Việc định danh điện tử không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Khi thông tin doanh nghiệp được tích hợp trong một tài khoản duy nhất, các thủ tục hành chính sẽ được thực hiện nhanh chóng và tiết kiệm hơn, giảm thiểu đáng kể chi phí và khối lượng giấy tờ.

Ngoài ra, định danh điện tử cho phép doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ điện tử một cách tiện lợi, nắm bắt thông tin liên quan một cách nhanh chóng, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp và nâng cao hình ảnh trong mắt đối tác, khách hàng.

Bên cạnh đó, định danh điện tử còn hỗ trợ quá trình quản lý của nhà nước trở nên hiệu quả hơn. Các cơ quan chức năng có thể theo dõi, giám sát hoạt động của doanh nghiệp một cách chặt chẽ, từ đó xây dựng sự minh bạch trong hệ thống quản lý và giảm thiểu tình trạng tham nhũng. Đồng thời, việc này cũng góp phần tạo ra các chính sách thuế phù hợp và công bằng hơn cho doanh nghiệp.

Hiện tại, pháp luật chưa đưa ra quy định bắt buộc hay chế tài xử phạt đối với doanh nghiệp không thực hiện định danh điện tử. Tuy nhiên, theo Khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, các tài khoản được cấp bởi Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh sẽ chỉ có hiệu lực đến hết ngày 30/6/2025.

Từ ngày 1/7/2025, các tài khoản này sẽ không còn giá trị sử dụng. Doanh nghiệp sẽ phải sử dụng tài khoản định danh điện tử trên VNeID để truy cập và kết nối với các hệ thống thông tin hành chính. Nếu không đăng ký tài khoản định danh, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh.

Hướng dẫn thực hiện định danh điện tử cho doanh nghiệp

Để đăng ký tài khoản định danh điện tử, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp. Trong trường hợp nộp trực tuyến, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền cần sử dụng tài khoản định danh cá nhân mức độ 2 để đăng nhập ứng dụng VNeID. Tại đây, họ nhấn chọn mục định danh tổ chức, cung cấp các thông tin cần thiết và gửi yêu cầu cấp tài khoản định danh điện tử.

Nếu doanh nghiệp lựa chọn nộp trực tiếp, người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền cần kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh theo Mẫu TK 02 (ban hành kèm Nghị định 69/2024/NĐ-CP) và nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý định danh hoặc cơ quan quản lý căn cước công dân tại địa phương.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử sẽ kiểm tra và xác thực thông tin doanh nghiệp. Nếu các thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành, kết quả cấp tài khoản sẽ được thông báo trong vòng 3 ngày làm việc. Ngược lại, nếu cần xác minh thêm thông tin, thời gian xử lý sẽ không quá 15 ngày làm việc.

Kết quả cấp tài khoản định danh điện tử sẽ được thông báo qua ứng dụng VNeID, số điện thoại chính chủ hoặc email của doanh nghiệp. Trong trường hợp không đủ điều kiện cấp tài khoản, cơ quan quản lý sẽ thông báo lý do bằng văn bản hoặc qua ứng dụng.

Để tránh những rủi ro không đáng có sau ngày 01/07/2025, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các thủ tục định danh điện tử càng sớm càng tốt. Đây chính là "Căn cước công dân" của doanh nghiệp trên môi trường số, là chìa khóa giúp doanh nghiệp thích nghi và phát triển bền vững trong kỷ nguyên mới.